Art. 44

Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici

Il sistema di gestione informatica e conservazione dei documenti informatici della pubblica amministrazione assicura:

l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

la sicurezza e l'integrita' del sistema e dei dati e documenti presenti;

la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;

la raccolta di informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati;

l'agevole reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;

l'accesso, in condizioni di sicurezza, alle informazioni del sistema, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali;

lo scambio di informazioni, ai sensi di quanto previsto dall'articolo 12, comma 2, con sistemi di gestione documentale di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi;

la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione adottato;

l'accesso remoto, in condizioni di sicurezza, ai documenti e alle relative informazioni di registrazione tramite un identificativo univoco;

il rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71.

Il sistema di gestione e conservazione... dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni e' gestito da un responsabile che opera d'intesa con il dirigente dell'ufficio di cui all'articolo 17 del presente Codice, il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici,informatici delle pubbliche amministrazioni, nella definizione e gestione delle attivita' di rispettiva competenza. Almeno una volta all'anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi.

Il responsabile della conservazioneconservazione, puo'che chiedereopera lad'intesa conservazionecon il responsabile del trattamento dei documentidati informaticipersonali, ocon lail certificazioneresponsabile della conformita'sicurezza dele relativocon processoil diresponsabile conservazionedei asistemi quantoinformativi, stabilitopuo' nelaffidare, presenteai articolosensi dell'articolo 34, comma 1-bis, lettera b), la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzativeorganizzative, e tecnologiche.tecnologiche e di protezione dei dati personali. Il responsabile della conservazione della pubblica amministrazione, che opera d'intesa, oltre che con i responsabili di cui al comma 1-bis, anche con il responsabile della gestione documentale, effettua la conservazione dei documenti informatici secondo quanto previsto all'articolo 34, comma 1-bis.

Il sistema di gestione informatica dei documenti delle pubbliche amministrazioni, di cui all'articolo 52 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e' organizzato e gestito, anche in modo da assicurare l'indicizzazione e la ricerca dei documenti e fascicoli informatici attraverso il sistema di cui all'articolo 40-ter nel rispetto delle Linee guida.

Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticita', integrita', affidabilita', leggibilita', reperibilita', secondo le modalita' indicate nelle Linee guida.